Die eine Person, die alles weiss

In vielen KMU gibt es diese eine Person, die die IT im Griff hat. Sie kennt die Systeme, weiss, wie alles zusammenspielt, und wenn etwas nicht funktioniert, weiss sie meistens, wo man nachschauen muss. Für den Alltag ist das ein Glücksfall: kurze Wege, schnelle Antworten, keine langen Erklärungen.

Genau darin steckt aber ein Risiko, das im Tagesgeschäft kaum jemand auf dem Radar hat. Was passiert, wenn diese Person plötzlich nicht mehr da ist?

Wenn das ganze IT-Wissen an einer Person hängt

Das Wissen dieser Person ist über Jahre gewachsen. Sie hat Systeme eingerichtet, Zugänge vergeben, Sonderfälle gelöst und unzählige kleine Entscheide getroffen, die nirgends festgehalten sind. Ein Teil davon ist dokumentiert. Ein grosser Teil existiert nur in ihrem Kopf.

Solange sie da ist, funktioniert dieses Modell erstaunlich gut. Fragen werden auf dem kurzen Weg beantwortet, Probleme schnell gelöst, und niemand vermisst eine Dokumentation, weil man ja einfach fragen kann. Das Problem zeigt sich erst in dem Moment, in dem genau das nicht mehr geht.

Vier Situationen, in denen es eng wird

Es braucht dafür keinen Ausnahmefall. Vier ganz gewöhnliche Situationen reichen.

Drei Fragen, die zeigen, wo Dein Unternehmen steht

Ob Dein Unternehmen ein Personenrisiko trägt, lässt sich mit drei Fragen prüfen: Wer weiss, wo die wichtigsten Zugänge liegen? Wer kann im Notfall richtig reagieren? Und wer bringt die Systeme wieder zum Laufen, wenn etwas ausfällt?

Wenn die Antwort auf alle drei Fragen «Das weiss eigentlich nur er» lautet, dann hast Du keine sichere IT-Strategie. Du hast ein grosses Personenrisiko.

Wichtig: Das ist kein Vorwurf an die interne IT-Person. Sie macht ihren Job meist sehr gut. Das Risiko entsteht nicht durch ihre Arbeit, es entsteht durch die fehlende Absicherung darum herum.

Inhouse oder Outsourcing ist die falsche Frage

Viele Unternehmen denken an dieser Stelle in zwei Extremen: alles intern behalten oder alles an einen externen Dienstleister auslagern. Beide Wege haben ihren Preis. Bleibt alles intern, bleibt auch das Personenrisiko. Wird alles ausgelagert, gehen Nähe und Firmenwissen verloren, und die interne Person, die das Unternehmen am besten kennt, wird übergangen.

Für viele KMU ist darum ein dritter Weg der sinnvollste: eine hybride IT-Strategie.

Hybride IT-Strategie: intern bleibt, extern ergänzt

Hybrid heisst: Die interne IT-Person bleibt zentral. Sie kennt das Unternehmen, die Abläufe und die Menschen, und genau dieses Wissen ist durch nichts zu ersetzen. Ein externer Partner ergänzt sie dort, wo eine einzelne Person an Grenzen stösst.

Konkret bedeutet das:

Eine hybride IT-Strategie ist allerdings kein Selbstläufer. Sie funktioniert nur, wenn Zuständigkeiten klar geregelt sind und beide Seiten mit derselben Dokumentation arbeiten. Genau diese Klärung ist aber ohnehin überfällig, wenn heute alles an einer Person hängt.

Fazit: In jeder Situation weiterarbeiten können

Niemand plant den Ausfall der eigenen IT-Ansprechperson. Genau darum gehört er in jede IT-Strategie. Die Fragen dafür sind einfach: Wer kennt die Zugänge? Wer reagiert im Notfall? Wer übernimmt, wenn jemand fehlt? Ein Unternehmen, das diese Fragen beantworten kann, hat aus einem Personenrisiko eine belastbare Struktur gemacht.

Die HEAD IT Solutions arbeitet in genau solchen hybriden Modellen mit KMU zusammen: als Ergänzung zur internen IT, als Backup im Notfall und als Partner für Themen wie Cybersecurity und Microsoft 365. Die interne IT-Person bleibt dabei wichtig. Sie bekommt einfach den Rücken frei. Und kann auch mal in die Ferien.